如何高效使用电子邮件

前些天拜读了 @kavinyao 同学的文章如何高效使用电子邮件。我觉得写得很好很实用。我自己经历过用户和邮件客户端开发者这两种角色,说起来对电子邮件也有过深入了解,积累了一些使用心得,于是就写了这篇同题文章。

Kavin 在他的文章中提了不少建议,它们是:

  1. 选择靠谱的服务商;
  2. 主动标记垃圾邮件;
  3. 取消订阅邮件;
  4. 及时归档邮件;
  5. 按需使用代收服务;
  6. 开启新邮件提醒。

我相当赞同上述建议。在 Kavin 的基础上我再补充一些能让生活更加轻松的技巧。

1. 明确功能,使用多个邮箱

邮件作为一种互联网基础通讯手段,它肩负着诸多功能。在学校,你和导师用邮件交流课题;在公司,你和同事用邮件讨论工作;在家里,你用邮件确认买买买订单……因此,用单个邮箱实现所有功能必然会使你的邮箱杂乱不堪,难以维护。针对不同功能,使用对应的邮箱是很必要的。比较常见的配置可能是这样的:

  • 一个你不在乎会有多少垃圾邮件,不在乎隐私的邮箱用于注册不常用、不知名的网站(对,这就是一个垃圾箱兼马甲);
  • 一个楼主好人,一生平安的邮箱,用于你懂的(这也是一个垃圾箱);
  • 一个学校/工作邮箱,处理学校/工作事务;
  • 一个私人邮箱,用来处理私人的,安全敏感的事。

分离邮箱功能的一大好处是你可以从邮箱层面减少垃圾信息的污染,简化在每个邮箱内对邮件的处理过程。比如工作邮箱就基本只有工作邮件,全神贯注处理工作即可。你不用担心乱七八糟的广告塞满你的邮箱。而楼主好人邮箱,只管享受楼主的恩惠吧。

使用多个邮箱也能一定程度上减小身份暴露的可能性。一个邮箱行天下被人肉出来会很尴尬的不是么?

对于不同功能的邮箱你应当采取不同的安全策略。前两种邮箱你可能丢了偷了不心疼,泄露不了多少隐私,而后者两者你得格外注意,高强度的密码是必要的。

2. 合理使用归类功能

最简单的,也是绝大多数服务提供商都有的归类方式:邮件目录。

你可以把不同类型的邮件存入相应的目录,以此来保持邮箱的整洁。例如GTD爱好者倾向于创建形如 “to-do”, “doing”, “done” 这样的目录。也有同学会弄个“订阅”,“基友”,“买买买”这样的目录。和整理房间一样,有序总是让人觉得清爽的。

如果你用 Gmail,那么 label 功能对洁癖、强迫症患者、处女座来说绝对是杀手锏。

3. 注意操作细节

前两条我们侧重于管理邮件。这一条,我想说的是用邮件。一封邮件对用户可见的部分是:

  1. 收件人,抄送,密送(最好注意其中的差别);
  2. 标题;
  3. 正文;
  4. 附件;

撰写一封邮件时请务必仔细检查这四个区域。很多同学不注意细节,结果往往会让人很尴尬。

  • “您好,这是我的简历”,然后你忘贴了简历。
  • 老师群发邮件让各位回复自己的家庭信息,你一不小心给整个邮件列表都回了。

此外,标题如何写,正文怎么排版,其中道理多了去了。我不在这里展开,但希望各位能注意这些细节,免得因为自己的粗心吃了亏。

4. 善用别名 (Gmail)

Gmail 大法好。 Alias 好了又好。通过别名,你可以用一个邮箱变出无数多个马甲。使用Gmail Alias 很简单:在原用户名后添加“+”号和任意名称即可。举个栗子:

原邮箱地址:
example@gmail.com

别名:
example+xianqu@gmail.com,
example+youreagoodman@gmail.com,
example+nozuonodie@gmail.com

对这些别名地址发邮件就会送到原邮箱地址了。使用别名的一些场合可以是:用同一个Gmail邮箱注册新的服务。一个狡猾的技巧是使用用户名+服务名的别名来注册。这样如果该服务卖你信息,你可以很容易地从收件人看出是谁出卖了你。

5. 巧用过滤器 (Gmail)

洁癖,整理控,处女座,强迫症患者的又一大利器。有多强大呢?你可以设定一些规则,让服务器自动帮你预处理邮件。比如自动归类,自动标记等。总之,过滤器就是:机器能做的绝不自己弄,我们就是懒啊就是懒。感兴趣的同学不妨一试。


以上就是我使用电子邮件的一些小技巧。篇幅限制,未能说得太细,但仍然希望对你有所帮助。如果你对邮件使用有什么好的建议和心得,欢迎留言。